Egy egyszerű, mégis egyszerű módszert keres az együttműködésre és a feladatok megosztására a csapatával? A Microsoft Planner alkalmazás segít Önnek ezt megtenni, és még sok más.

Bemutatása óta a Microsoft Planner alkalmazás segítette a különféle csapatokat az egész világon, segítve őket új tervek készítésében, különféle feladatok megszervezésében és hozzárendelésében, dokumentumok megosztásában, csevegésen keresztül megvitatni az egyes dolgozókat, és az egyes feladatokról folyamatos frissítéseket kapni.

Egyszerűen fogalmazva: az alkalmazás vizuális módon biztosítja a csapatmunka megszervezését, és naprakészen tarthatja a különböző feladatok előrehaladását.

Az alkalmazás az Office 365 számára készült, de csak az Office 365 Enterprise (E1-E5), a Business Essentials, a Business Premium és az Education előfizetési terveivel rendelkező felhasználók számára érhető el.

Ez azt jelenti, hogy nem elérhető állami előfizetéshez vagy személyes használatra.

Néhány feladat, amelyet a Microsoft Planner alkalmazással végrehajthat:

• Együttműködés a csapattal
• Csatoljon fájlokat, fényképeket, dokumentumokat vagy linkeket
• Adjon hozzá ellenőrző listákat a feladatokhoz
• Adjon megjegyzéseket a feladatokhoz
• Jelölje meg a feladatokat címkével
• Állítsa be és frissítse a feladatok előrehaladását
• Az előnézeti kép beállítása vagy hozzáadása a feladatokhoz
• Tekintse meg tervei előrehaladását
• Az összes feladat és terv megtekintése
• E-maileket kap a feladatokról és a tervekről
• Törölje a feladatokat vagy a terveket
• A haladást bárhonnan, bármilyen eszközön követheti

Hogyan készítsünk tervet a Microsoft Planner alkalmazásban

A Microsoft Planner lehetővé teszi egy terv elkészítését, a csapat szervezését és felépítését, a feladatok hozzárendelését és az előrehaladás frissítéseinek beszerzését.

Azok a felhasználók, akik újak a Microsoft Plannerben, elindíthatják a feladatok.office.com webhelyet, elkészíthetnek terveket a webalkalmazásban, majd megnézhetik és frissíthetik terveiket mobilon. A meglévő felhasználók megszerezhetik a Planner webes vagy mobil platformon keresztül.

Az induláshoz kövesse az alábbi egyszerű lépéseket:

1. Bejelentkezés
2. Készítsen tervet
3. Adjon hozzá egy feladatot
4. Állítsa be a dátumot a feladathoz
5. Osztályozza a feladatokat
6. Vegye fel a csapata embereit
7. Feladatokat rendelhet a különböző csoporttagokhoz
8. Kövesse nyomon a haladást

1. lépés: Bejelentkezés

A korábban említettek szerint a Microsoft Planner csak munkahelyi vagy iskolai előfizetésekhez érhető el, így a bejelentkezéshez szükség van munkahelyi vagy iskolai fiókja bejelentkezési adataira.

Fontos megjegyezni, hogy az alkalmazás használatához nincs szüksége szoftverre telepítésre a számítógépén vagy más eszközén. Ehhez egyszerűen csak a böngészőn keresztül csatlakozhat hozzá.

Miután bejelentkezett, a következőket teheti:

• Nyissa meg a munkahelyi vagy iskolai tervezőjét
• Tervek megtekintése, szerkesztése és létrehozása
• Megtekintheti, szerkesztheti és létrehozhatja a feladatokat
• Csevegjen a csapat tagjaival
• Kövesse nyomon a tervek és a feladatok előrehaladását

A következő módon lehet bejelentkezni a Microsoft Plannerbe:

1. Nyissa meg a böngészőt
2. A címsorba írja be a http://office.com/signin vagy a https://portal.office.com címet
3. Nyomja meg az Enter gombot a billentyűzeten
4. Válassza ki azt a fiókot, amellyel be kíván jelentkezni
5. Írja be a kiválasztott fiók e-mail címét és jelszavát
6. Bejelentkezés

Megjegyzés: Ha már bejelentkezett, vagy rendelkezik az Office 365 környezettel a munkahelyéhez, közvetlenül csatlakozhat a Microsoft Plannerhez az alkalmazásindítón keresztül.

Kövesse az alábbi lépéseket ennek végrehajtásához:

1. Válassza az alkalmazásindítót a böngészőablakban
2. Válassza a Tervező csempét a kezdőlapon vagy az alkalmazás ablaktáblán
3. Csatlakozás a Plannerhez

Fiók létrehozása a Microsoft Planner segítségével

A bejelentkezéshez a munkahelyi vagy iskolai intézménynek regisztrálnia kell egy támogatható Office 365 tervet, majd a rendszergazda megad egy számlát.

Ha ennek ellenére nem tud bejelentkezni, keresse fel a munkahelyét vagy az iskola ügyfélszolgálatát.

2. lépés: Készítsen tervet

Miután bejelentkezett a Microsoft Plannerbe, beléphet a webhelyre, és így megtekintheti az Office 365 csoportokhoz rendelkezésre álló terveket.

Kétféle típusú terv létezik: nyilvános és magán.

A nyilvános tervek mindenki számára láthatóak a munkahelyükön vagy az iskolai szervezetnél, azaz akkor lépnek fel, amikor a szervezet bármely tagja keresi a tervet, míg a magántervek a tervhez hozzáadott konkrét emberek számára láthatók.

Megjegyzés: Ha a tervet nyilvános vagy magántulajdonossá teszi, akkor az Office 365 csoportot szintén köz- vagy magántulajdonossá teszi.

Terv létrehozásához kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válasszon egy tervet a Kedvenc tervek vagy az Összes terv menüben (új tervet elindíthat az Új terv választásával is
2. Ha az Új terv lehetőséget választja, adja meg a terv nevét

   

3. Válassza ki, ki láthatja a tervet
4. Válassza az Opciók lehetőséget, hogy:

• Adj hozzá leírást
• Döntse el, hogy automatikusan feliratkozik-e új tagokra az értesítés

1. Készítsen egy tervet

Megjegyzés: új terv létrehozásával egy új Office 365 csoport is létrejön. Ez megkönnyíti az együttműködést a Microsoft Planner és más alkalmazások, például az Outlook és a OneDrive között.

Miután elkészítette a tervet, a következő lépés a feladatok hozzáadása.

3. lépés: Adjon hozzá feladatokat, állítsa be a dátumokat és kategorizálja

Tehát sikeresen bejelentkezett, létrehozott egy tervet, és most feladatokat szeretne hozzáadni a tervhez.

A feladatok hozzáadása egyszerűen lebontja, hogy mit és mit kell tennie.

Így adhat hozzá feladatokat a tervhez:

1. A Teendő mezőbe írja be a feladat nevét
2. Válassza a Feladat hozzáadása lehetőséget (a feladat nevének beírásával több feladatot is felvehet, majd nyomja meg az enter billentyűt, és folytassa a gépelést további hozzáadáshoz. Ha nem látja a Teendő mezőt, kattintson a + pluszjelre a doboz megjelenítéséhez, majd adjon hozzá egy feladatot)

Felvehet további részleteket a feladataihoz, és meghatározhatja a megjelenést a táblán.

A Microsoft Planner lehetővé teszi az alábbiak elvégzését a létrehozott feladatokkal:

• Állítson be előnézeti képet az egyes feladatokhoz. Ehhez csatoljon egy fájlt, fényképet vagy linket a feladathoz, vagy adjon hozzá egy ellenőrzőlistát.

Az első csatolt fénykép, fájl vagy hivatkozás az előnézet lesz. Ha más mellékletet szeretne használni előnézetként, vagy leírást szeretne használni, válassza ki a feladatot, majd válassza a Megjelenítés a kártyán lehetőséget. Az előnézet eltávolításához törölje a Jelölés a kártyán négyzetet.

• Adja hozzá a feladat kezdési és esedékesség dátumát. Ehhez válassza ki a feladatot, majd adja hozzá a kezdő dátumot és az esedékesség dátumát.

A dátumok akkor is hozzáadhatók, amikor új feladatot hoz létre, ha kiválasztja az Esedékesség dátuma beállítást.

Ha úgy találja, hogy a dátum vörös, ez azt jelenti, hogy a feladat lejárt, még akkor is, ha még folyamatban van.

• Jelölje meg a feladatokat címkével. A címkék segítségével gyorsan felismerheti a különböző feladatokban megosztott vonásokat, például a hely, az időzítés és a feladat követelményeit.

Címkék hozzáadásához a feladatokhoz lépjen a táblába, válassza ki a feladatot, válassza a jobb oldali színes négyzeteket, majd válassza ki a használni kívánt zászlót, és nevezze el.

4. lépés: Vegye fel az embereket a csapatába

Ha személyt szeretne felvenni a csapatába, kövesse az alábbi lépéseket:

• Lépjen a Tervezőbe
• Válassza a Tagokat
• Írja be a felvenni kívánt tag nevét

Megjegyzés: Jelenleg csak személyeket vehet fel a szervezetén belül. Ugyanakkor kidolgozás alatt áll egy terv, amely lehetővé teszi a felhasználók embereik felvételét a szervezeteiken kívül. A jelenleg fejlesztés alatt álló további funkciókat az Office 365 útitervben tekintheti meg.

Miután felvette az embereket, feladatokat rendelhet nekik.

Ha el kell távolítania valakit a listáról, vagy nincs szüksége már valakire a tervében, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Válassza ki a Nyilat a Tervek tagjai mellett
2. Mutasson az eltávolítani kívánt személyre
3. Válassza ki a három pontot
4. Válassza az Eltávolítás lehetőséget

5. lépés: Kövesse nyomon az előrehaladást

• A feladat előrehaladásának beállítása és frissítése. A Microsoft Planner alkalmazás a feladatokat a nem indult, folyamatban lévő és befejezett csoportokba sorolja.

Frissítheti az előrehaladást a feladat kiválasztásával, majd használja a Haladás legördülő menüt. Ellenőrzőlista segítségével nyomon követheti a feladatok előrehaladását. Ha azonban szélesebb tervet keres, vagy pedig a feladatok általános előrehaladását szeretné megtekinteni, a Táblázatok nézet ezt nyújtja az Ön számára. Miután elvégezte a feladatot, jelölje meg azt befejezettként, mutatva rá, és jelölje be a pipát.

Megjegyzés: A befejezett feladatok megtekintéséhez görgessen le a feladatlistán, és válassza a Teljes befejezés lehetőséget.

Miután a feladatok be lettek állítva, vödrökbe rendezheti azokat, és hozzáadhatja azokat, amelyekkel dolgozik együtt.

Hogyan kaphat e-mail értesítéseket a feladatokról

Előfordulhat, hogy útközben is nyomon követi a feladatokat, és ez a Microsoft Planner alkalmazás e-mail értesítéseivel lehetséges.

Az e-mail értesítések akkor aktiválódnak, amikor elkészíti a tervet, amikor felveszik egy meglévő terv tagjává, ha egy másik tag megjegyzést fűz egy megjegyzett feladathoz, ha a terv tulajdonosa bekapcsolja a feladattevékenységi értesítéseket, vagy ha feliratkozik egy terv.

A tervtulajdonosok értesítéseket küldhetnek az alkalmazáson keresztül a terv hírcsatornájához, amikor egy feladatot hozzárendelnek, vagy megjelölnek befejezettként.

Az értesítések általában alapértelmezés szerint ki vannak kapcsolva, így azok fogadásához be kell kapcsolnia azokat.

Az e-mail értesítésekhez a következőket kell tennie:

• Válassza ki a terv jobb oldalán található három pontot
• Válassza a Terv szerkesztése lehetőséget

  

• Válassza az értesítések küldése a feladat-hozzárendelésről és a feladat befejezéséről lehetőséget a terv beszélgetési csatornájához
• Jelölje be a jelölőnégyzetet az értesítések bekapcsolásához (az értesítések kikapcsolásához törölje a jelölőnégyzet jelölését).

Ha előfizetni szeretne egy tervre, válassza ki a terv jobb oldalán található három pontot, majd válassza a Terv követése a beérkező levelek mappában lehetőséget. Ugyanezt tegye a leiratkozáshoz, de válassza a Letiltja a tervet a Beérkező levelek mappában lehetőséget.

A Microsoft Planner alkalmazás előnyei és hátrányai

Előnyök

• Szervezze meg a csapatmunkát és végezzen el többet
• Könnyen kezelhető, mivel egyetlen kattintással elindíthatja
• Szervezze meg a munkát vizuálisan
• Láthatóság és átláthatóság
• Zökkenőmentes együttműködés a csapatával
• E-mail értesítések a feladatokról és a tervekről
• Dolgozzon az összes eszközén
• Rendelkezésre álló csatornák a visszajelzés küldéséhez az alkalmazáskal kapcsolatos bármilyen hibaelhárítási probléma esetén

Hátrányok

• Nem áll rendelkezésre személyes vagy állami felhasználásra
• Az alkalmazás nem fejlõdött ki teljesen, mint más csapat-együttmûködési alkalmazások, például az Asana, mert néhány szolgáltatás még fejlesztés alatt áll

Töltse le a Tervező alkalmazást a Microsoft Office Store-ból.

Ossza meg velünk tapasztalatait a Microsoft Planner alkalmazás használatával az alábbi megjegyzés szakaszban.