A nyomtatás bármely vállalkozás egyik legfontosabb művelete. Jelentősége abból a tényből fakad, hogy egyes dokumentumok, adatok és információk nyomtatott formátumban viszonylag könnyen olvashatók, és ez különösen fontos referencia célokra. Ennek eredményeként most már vannak digitális megoldások, amelyeket kifejezetten a nyomtatók teljesítményének optimalizálására és a legjobban nyomtatott információk biztosítására terveztek.

Másrészt a nyomtatókezelő szoftver egy olyan alkalmazás, amely kezeli a nyomtatási feladatokat, lehetővé téve a számítógépek és a nyomtatók közötti koordinációt a nyomtatási teljesítmény optimalizálása érdekében. A szoftvert általában egy központi szerveren telepítik, amely a nyomtatókat a hálózaton belüli számítógépekhez köti. Ez lehetővé teszi a nyomtatási folyamat jobb irányítását, ezáltal költség-hatékonyabbá és gyorsabbá teszi a munkafolyamatot.

Az elmúlt 20 évben a nyomtatókezelő eszközök (szoftverek) folyamatos használatának tanúi voltak. Manapság szinte minden vállalkozás alkalmazza ezt alapvető üzleti tevékenységeiben napi rendszerességgel. Egy tipikus nyomtatóhoz nyomtatókezelő szoftver tartozik, amelyet csak az ilyen nyomtató igényeinek kiszolgálására terveztek. Ez nem lenne ideális nagy vagy közepes méretű vállalkozásoknál, amelyek különféle márkájú nyomtatókat használnak.