A recepció bármely szervezet arca és hangja. Az automatizált recepciós szoftver leegyszerűsíti a látogatókezelés teljes folyamatát. Legyen számukra az ügyfél, jelölt vagy ügyfél, a recepciós az első kapcsolattartó pont a szervezettel. Ez az oka annak, hogy ugyanolyan fontosak egy vállalat számára, mint a HR vagy a marketing részleg.

Ezért a recepciós szakember nagymértékben felelős a kellemes élményekért, attól az időponttól kezdve, amikor az ügyfél felhívja vagy belép a szervezetbe. De a személyes kommunikáció, az online és a hívások kezelése ugyanakkor stresszt is okozhat.

Különböző irodai feladatok, például az ügyfelek hívása, számlázás, találkozók ütemezése stb. Hozzáadhatják már kihívást jelentő munkájukat. Ekkor jön ki egy automatizált recepciós szoftver.

Az alábbiakban röviden összefoglaljuk néhány vezető irodakezelő szoftverrendszert a hatékonyság növelése érdekében 2019-ben.

Melyek a legjobb automatizált recepciós eszközök a PC-hez?

Vonage Business Solutions

A Vonage Business Solutions, alkalmazásokként és letöltésekként elérhető, elősegíti az üzleti kommunikáció javítását. Ez a felhőalapú automatizált recepciós szoftver könnyedén keveredik a böngészőkkel, okostelefonokkal és üzleti termékekkel.

A Vonage üzleti telefonrendszerek ideálisak a közepes méretű vállalkozások számára, amelyek finomhangolják VoIP telefonrendszerüket az interneten működő eszközökkel.

Ezenkívül elősegíti a vállalkozásokat telefonon keresztül, szöveges üzenetekben vagy videokonferenciákon keresztül történő kapcsolódáshoz, így sok időt takaríthat meg a recepciósok számára.

A fő funkciók között szerepel a hívás bejelentése, ne zavarja az opció vagy a különféle eszközök egy mellékön történő csatlakoztatásának lehetősége. A fiókkezelők kezelhetik a hívásokat az admin portálon keresztül, és értékelhetik a hívások rögzítését, megváltoztathatják az irányítópult láthatóságát és így tovább.

Láthatják a számlázás részleteit is, és rögzíthetik a betárcsázási korlátozásokat a portálon. Az asztali megoldásokon kívül a felhasználók letölthetik a mobilalkalmazást is az egyszerű hozzáférés érdekében. Szinkronizálható a Google-lal, az Outlook-lal vagy a CRM-mel is.

Ár: 19, 99 USD-tól kezdődik.

• OLVASSA FEL: 5 legjobb alkalom a szoftveres szoftverre, hogy az alkalmazottak boldoggá váljanak

GoCanvas

Az adatbevitel és a kapcsolattartás az ügyfélszolgálat egyik legfontosabb szempontja. A GoCanvas az egyik legjobb irodakezelő szoftver, amely segít a felhasználóknak perc alatt elvégezni a munkájukat.

A szervezetek hatékony funkcióival jár, mivel segít a felhasználóknak korlátlan űrlapok létrehozásában és kitöltésében. Bónuszként - a felhasználók korlátlan mennyiségű adatot is elmenthetnek.

Ez egy drag and drop eszközt kínál, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy saját mobil alkalmazásukat kódolás vagy programozás nélkül hozzák létre. Ezenkívül lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egyetlen kattintással képeket készítsenek eszközök ellenőrzésére vagy orrszarvúk figyelésére.

Ezenkívül egyszerűen aláírással az okostelefonon aláírással segítheti az értékesítési rendelés megerősítését.

A vászon számításokkal is segíti a rendelési ár helyes becslését. Mi több? GPS-nyomon követéssel tájékoztatja a felhasználókat a felszerelés vagy a csapattag helyéről.

A vonalkód-letapogatás egyetlen kattintással, a mobil fizetések zökkenőmentes asszimilációja és az ügyféladatbázis feltöltése más alkalmazásokba néhány egyéb figyelemre méltó szolgáltatás.

Ár: ingyenes próbaverzió elérhető; a vállalati szintű verzió 45 dollártól kezdődik.

OLVASSA FELT: 5 fedélzeti szoftver, amely 2019-ben várja az új alkalmazottakat

Üdvözlettel digitális recepciós

A Greetly Digital Receptionist egy olyan alkalmazás, amellyel a látogatók bejelentkezhetnek, amely segít a felhasználóknak még többet meghozni. Az adminisztráció minden szervezet kritikus és összetett része, és örömmel egyszerűsíti a munkafolyamat automatizálását.

A recepció kezelésétől a találkozók rögzítéséig vagy az utazási ütemtervig ez a szoftver elősegíti a többfeladatos feladatok egyszerűsítését és az időmegtakarítást.

Ez a front office kezelőszoftver pénzt takarít meg és növeli a hatékonyságot, miközben magas szintű testreszabást kínál. Felhő alapú látogatói naplón működik, és mindig elérhető a további kényelem érdekében.

Sőt, azonnali riasztásokat küld hangüzenetekkel, e-mailekkel, szöveges üzenetekkel vagy a Slack használatával.

Ár: 14 napos ingyenes próbaverzió elérhető; havonta 99 USD-tól kezdődik.

• OLVASSA FELTÉTELEK: 4 legjobb éttermi alkalmazott ütemterv-szoftver 2019-re

Jive Voice

A Jive hang egy másik felhőalapú és integrált automata felvétel

Ez a recepciós szoftver bármilyen méretű, különféle cég számára alkalmazható. A hangposta fiókoktól a virtuális recepciós szoftverekig terjedő hosztolt VoIP lakosztályokat kínál. Ez az automatikus kísérő rendszer valós időben kezeli és frissíti a telefonrendszert. Ezt megteheti egy internetes támogatású eszközről, a Jive webhelyén.

Az alkalmazás vizuális tárcsázási szerkesztője elképesztő módon segíti a telefonrendszert. Elősegíti az előzetes ütemtervek elkészítését egyéni tárcsázási terv használatával, amely automatikusan bekapcsol, miután a felhasználó elhagyta. A felhasználók egyéni üdvözleteket is hozzáadhatnak, miközben segítenek nekik az egész nap ütemezésének egyszerre történő felvételében.

Az egyik másik fő jellemzője a Find Me / Follow Me, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a bejövő hívásokat több telefonra irányítsák egy bizonyos elrendezés szerint. Ez elősegíti az egyes felhasználók számára, hogy exkluzív hívásáramlást hozzanak létre, miközben átváltanak a mellékükre.

Ár: 19, 95 USD-től kezdődik.

• OLVASSA OLVASSA: 5 automatizált CRM szoftvert, amelyet minden vállalkozásnak használnia kell

HootSuite

A recepció kezelése nem csak a hívásokon való részvételről vagy a látogatók kezeléséről szól. Ugyanakkor ügyféladatbázis keresésével és létrehozásával is foglalkozik, és a legjobb módja annak, hogy ma ezt megtehessük, a Közösségi Média szolgálja.

A Hootsuite kétségtelenül az egyik vezető szoftver, amely segít a felhasználóknak a szociális média egy helyen történő kezelésében. Ily módon versenyképes front office menedzsment szoftverré válik, amely segíti a recepciós dolgozókat a szociális média megismerésében.

A szoftvert időmegtakarításra tervezték, segítve a felhasználókat társadalmi hozzászólásaik ütemezésében. Segít nekik, hogy aktív maradjanak a közösségi média platformon, mivel az összes szociális bejegyzés egyszerre automatikusan ütemezi az összes hozzászólást.

Ezenkívül frissíti a felhasználókat az előre engedélyezett tartalommal, amelyet a csapat elküldhet. Az adatokat a felhasználó preferált felhőfájljában menti el.

Mi több? Ezenkívül lehetővé teszi a felhasználók számára a közösségi média promócióinak hatásának becslését a részletes jelentéssel. Ezen felül a felhasználók megkereshetnek és szűrhetnek a közösségi média beszélgetéseket hashtagek, kulcsszavak és a hely alapján is.

A felhasználók több nyelven beszélgetéseket találnak. Ez segít betekintést nyerni abban, hogy mások mit beszélnek márkájukról stb.

Ár: 30 napos ingyenes próbaverzió elérhető; ezután ára 5, 99 USD / hónap.

A széles körben elterjedt nézettel ellentétben a recepción lévő recepciósnak sok dolgot kell kezelnie. A látogató menedzsmentjétől, az ügyfélhívásokon való részvételtől, a találkozók ütemezésétől, ebédektől vagy utazási útvonalaktól a kliens adatbázis kezeléséig sokat kell tennie.

Ezek a legjobban automatizált recepciós alkalmazások közül néhány, amelyek segítenek az időmegtakarításban és a dolgok egyszerűsítésében. Tehát kezdje el bevezetni ezeket a vállalkozásába a nagyobb termelékenység érdekében.